Изглежда, че има такова нещо като съшиване на документи? Но когато го правите за първи път, почти винаги срещате трудности: или хартиите не се сгъват равномерно, или иглата и шилото не правят дупки в купчината. Освен това трябва да знаете правилата! За да не губите време напразно, можете да използвате инструкциите стъпка по стъпка.

Откъде да започна?

Преди да мигате документи, трябва да ги подготвите правилно:

  1. Отстранете кламерите и телчетата. Не се допуска наличието на метални елементи в документацията.
  2. Сортиране на листове по дата, тема, азбучен ред или според изискванията на организацията.
  3. Внимателно ги номерирайте с обикновен молив. На обикновени листове цифрите се поставят в горния десен ъгъл, на снимки, карати, чертежи и диаграми - на обратната страна (горе вляво).
  4. Подравнете стека. Ако някои от листовете са голям формат (карти, чертежи), се извършва сгъване. Документът е сгънат така, че да не излиза извън ръбовете на стека, но в същото време може да бъде разгънат и прегледан по всяко време. Обикновено листът се събира с акордеон, отстъпвайки от ръба на 3 см.

Как да сгънете лист А2 в А4 е показано подробно във видеото:

Ако номерът на страницата е зададен неправилно, той се зачертава с наклонена черта и корекцията се удостоверява с надпис „проверете коригираното“, подпис и печат. Пропуснатият лист се номерира с буквата "а" (12, 12а, 13). Допускат се до 5 грешки на случай.

Общи правила

Днес няма ясни инструкции относно подаването на документи. Но има общи правила:

  1. Документацията се зашива с шевни конци, банков канап или лавсанова лента. Те се считат за най-надеждни. Дори калъфът да падне, нишките няма да се скъсат.
  2. Шевът винаги е от лявата страна.
  3. Дупките трябва да са симетрични и на 1,5-2 см разстояние от ръба.
  4. Ако един документ се състои от няколко залепвания, в номерацията се поставя един номер, а в описа се посочва броят на залепените листове. Например „П. 10, лепене на картичка на 3 листа.”
  5. Също така, инвентаризация се извършва, ако няколко документа (например чекове) са залепени на един лист. След това пишат: „стр. 5 залепени 5 чека.”
  6. Добавките, залепени само с ъгъл, се номерират като отделни страници.
  7. Писмата трябва да се подават заедно с плика. Писмото се изважда от плика. Номерацията се поставя първо на плика, след това на писмото.
  8. За архивиране се съставя корица, както и лист с опис и лист на свид.
  9. Един том може да съдържа до 150-250 листа.

Подшиването на документи с телбод не се регулира от разпоредби. Но има отделни инструкции как да го направите. Те съдържат: GOST 51141 за деловодство, Заповед на Федералните архиви от 23.12.2009 г., правила за работа в офиса за зашиване на документи, разработени от Централната банка на Руската федерация и други ведомства.

Как мога да флашвам документи - начини

Методът на фърмуера зависи от мястото на предоставяне. Организациите, които изискват представянето на документи в подвързана форма, обикновено дават подробни инструкции в това отношение. Някои от тях позволяват използването на папки за класьори и телбод.Други ще приемат документи само ако са забодени с телбод през определен брой дупки и имат попълнена заглавна страница.

За правилно фокусиране върху специфичните изисквания на инстанцията, към която се изпраща пакетът документи.

Някои документи, например трудова книжка, архивни файлове, трябва да бъдат подвързани с твърди корици. На гръбначния стълб е перфориран (подвързване). След зашиването краищата на канапа се залепват от вътрешната страна на корицата с малко парче хартия и се запечатват.

Документацията от няколко листа обикновено се зашива на 2-3 пробиви. За надеждност големите калъфи трябва да бъдат зашити на 4-5 пункции.

Зашийте документи в 3 отвора - диаграма

Най-често срещаният начин за флашване на документи е през 3 дупки. Схемата е много проста и процедурата отнема минимум време. Инструкции стъпка по стъпка:

  1. Вземете номерирана купчина документи.
  2. Отстъпете от горния ляв ъгъл 15 см надолу и 1,5 см от ръба на листа.
  3. Правя първата дупка.
  4. Отстъпете 3-5 см нагоре и направете втора дупка.
  5. Сега отстъпваме 3-5 см надолу от първата дупка и правим третата.
  6. Вкарайте игла с конец с дължина 50-70 см в централния отвор от задната страна.
  7. Насочваме иглата и конеца в третия отвор, след това в първия и отново в централния.
  8. В резултат двата края на нишката трябва да се срещнат.
  9. Отстранете иглата и завържете възел възможно най-близо до хартията.
  10. Оставете краищата с дължина 7 см и отрежете останалите.

За да стане по-ясно как се зашиват документи в три дупки, прилагаме диаграма:

Как се шие диплома на 3 дупки:

Фърмуер в 2 дупки

На пръв поглед няма нищо по-лесно от зашиването на документи в 2 дупки. Но всъщност и тук има тънкости.

За да не се набръчка документът при обръщане и да не се разпадне, когато зашивате в две дупки, трябва да поддържате разстояние от 10 см от горния ъгъл и 6-10 см между дупките.

Как да зашиете документацията правилно:

  1. Поставете номерираните документи на равна купчина.
  2. Пробождаме хартията с игла и конец отзад, като отстъпваме отгоре 10 см и ръба 1,5 см.
  3. Измерете 6-10 см надолу, пробийте и издърпайте иглата от задната страна.
  4. Сега трябва да повторите същото. Отново насочваме иглата в първия отвор, а след това във втория. Ще получите двоен обрат.
  5. Завържете конците на възел. Ако краищата са дълги, оставете 7 см, а останалите отрежете.

Схема:

Видео:

Фърмуер в 4 дупки

Четири дупки обикновено се използват за зашиване на кутии, преди да бъдат архивирани. Как да подадете документи за архива е показано стъпка по стъпка във видеото:

Схемата на фърмуера с 4 дупки е както следва:

  1. Първо отрежете конеца с дължина 140 см и го сгънете на две.
  2. Правят се две дупки в горната и долната част на купчината документи, отстъпвайки на 2 см от ръба.
  3. Правят се още 2 дупки, отстъпвайки от горния и долния ръб с 10 см.
  4. Иглата и конецът се вкарват във втория отвор, после в първия, отново във втория, в третия, в четвъртия.
  5. След това иглата се връща отново на третия. Краищата на конците са завързани.

Фърмуер в 5 дупки

Модел с 5 дупки се използва в случаите, когато трябва да зашиете впечатляващо количество документи (наказателни дела, счетоводни документи и др.).

Фърмуерът с 5 дупки е най-високото ниво на защита.

Документите се подшиват с телбод по следния модел:

  1. Първият, централен отвор се прави, като се отстъпва от горния ляв ъгъл 15 см надолу и 1,5 см вдясно от ръба.
  2. Следващите 4 дупки се пробиват на стъпки от 2 см (две дупки отдолу в центъра и две дупки отгоре).
  3. Документацията за зашиване започва от центъра. От задната страна се вкарва игла с конец с дължина 70 см. Оставете края на конеца 10 см (захванат с пръст).
  4. След това иглата се насочва в съседния отвор отгоре, след това в най-далечния. Иглата е от предната страна.
  5. Сега шийте в обратната посока до края на редицата дупки. Иглата излиза отново от предната страна.
  6. Направете 1 бод в следващата дупка. Краищата на нишките се срещнаха. Сега можете да ги завържете.

Как се правят дупки

След като се опитаха да флашнат документация с игла и конец на ръка, мнозина започват да търсят алтернативни методи. За да улесните, трябва да запомните:

  • Документ от няколко страници се пробива с дебела игла, в идеалния случай игла за пробиване. Обикновена игла може да се счупи.
  • В малко купче хартия можете да направите дупки с канцеларско шило. За да може шилото да прави лесно дупки в хартията, трябва да заострите върха под формата на 3 или тетраедър и да го намажете със сапун.
  • В купчина със среден размер можете да направите дупки с перфоратор. Но тогава е по-добре да завържете документацията с дебел шнур или панделка.
  • Калъфите с много страници могат да се пробиват с отвертка или бормашина. Сериозните организации имат специални машини за флашване на файлове.

За да предотвратите разместването на хартиите, трябва да фиксирате стека с кламери. Тогава правенето на дупки ще бъде много по-лесно.

Какво е телбод за документи

Телбодът е специална машина за съшиване на документи - класьор. Устройствата могат значително да спестят време за подготовка на документи за архивиране. Те лесно пробиват дупки в купчини от 800-1000 листа и конец едновременно:

Популярни телбоди за документи:

  • Yunger M168 (7 000-10 000 рубли);
  • Вертикална машина за подвързване UPD D (13 000-15 000 рубли);
  • Устройство P-600p (30 000 рубли).

Как да запечатате документ на гърба

След захващане, документите трябва да бъдат запечатани отзад с лист хартия със заверителен надпис. Въпреки цялата простота, това е най-важният етап. Към него се свежда целият смисъл на свършената работа.

Стикерът на гърба на зашитата кутия е своеобразен печат, който фиксира трайно подвързаните листове. Важно е да държи добре, да застъпва възела и частично нишките.

В организациите папирусова хартия и PVA канцеларско лепило се използват за запечатване на подвързани документи. Но можете да вземете и обикновена офис хартия.

  1. Стикерът може да бъде с размери от 35 см до 1010 см.
  2. Можете да го отпечатате на принтер с частично завършен надпис. Шаблоните са полезни, когато трябва да подшиете и заверите голям брой документи.
  3. След това трябва да изрежете лист с желания размер, да го намажете с PVA лепило и да го залепите на гърба на документа, така че възелът и част от конците да са затворени.
  4. Изчакайте лепилото да изсъхне.
  5. Подпишете по образец: "Прошити, номерирани и запечатани (брой страници с цифри) (брой страници с думи) листове." Ред по-долу: „Длъжност, подпис и трите имена. удостоверяващ“ (попълнете). Още по-долу: „Дата на заверка или подписване на документа“ (попълнете).

Накрая удостоверителят поставя своя подпис и печат върху стикера. Важно е те да излизат отвъд печата, тоест да попадат върху листа с документа.

Ето как трябва да изглежда задният документ:

Предприемач, подписал оригинала или лице, което е получило пълномощно за това, може да завери документи.

Въпроси и отговори

Мога ли да захващам документи с обикновен конец, включително цветен конец?

Да. Няма ясни насоки за това. Можете да използвате всякаква нишка от всякакъв цвят. Но във ваш интерес е те да са здрави (коприна, найлон). Редовните нишки се препоръчват да се сгъват 2-4 пъти. По подразбиране документацията е зашита с конци с млечен цвят.

Възможно ли е да флашнете документация в 1 дупка (в ъгъла)?

Да, но само в определени случаи. За горния ляв ъгъл можете да шиете касови документи, устава на предприятието, отчитане на работата в училище (документация, състояща се от няколко листа и не от особено значение). В ъгъла се прави дупка, навива се дантела (лента), сгъната наполовина. Краищата на дантелата се прибират в примка в другия край. Оказва се възел. Издърпва се назад и се запечатва по същия начин, както в други случаи.

Какви документи ми трябват за телбод?

Кадрова документация за текущата година, счетоводна документация, документи за данък, към различни отдели на банката, за търг, за отчитане в пенсионния фонд, печалбни книги. Флашват се също нотариално заверени копия и преводи, копия на нормативни документи, входяща и изходяща документация на деловодителя, важни споразумения, документация за съхранение в архива.

Често не се обръща достатъчно внимание на подвързването на документите и тяхното обезпечаване, като се смята, че това няма да повлияе по никакъв начин на бизнеса. Всъщност много зависи от правилността на процедурата. Правилният фърмуер е гаранция за максимална защита на пакета от подмяна или премахване на листове. Сериозните организации дори няма да приемат незашита или неправилно зашита документация. Повечето инстанции са много щателни по този въпрос. Затова трябва да приемете процедурата отговорно и да следвате ясно описаните инструкции.

Категория:

Съвети